Badges cousinade : organiser l'impression pour plus de 80 personnes

Combien de badges cousinade faut-il imprimer pour 80 personnes et plus ?

Pour un groupe de 80 personnes, prévoyez une centaine de badges, soit la liste des confirmés augmentée de 15 à 20 %.

Cette marge couvre trois choses : les inscriptions de dernière minute, les personnes qui accompagnent sans avoir répondu (un conjoint, un petit-enfant), et les réimpressions quand une planche sort mal alignée ou qu'un badge se décolle. Une famille de 86 confirmés produit ainsi une liste réelle de 95 à 105 badges. En dessous de 10 % de marge, vous vous retrouvez le jour J à écrire des prénoms au feutre sur du papier blanc, ce qui se voit tout de suite sur les photos.

Si l'impression se fait chez vous, gardez la source et le modèle accessibles sur le lieu, sur une clé ou dans un espace en ligne partagé : réimprimer trois badges à midi prend deux minutes, alors que les refaire à la main en prend vingt, au milieu des arrivées.

Où récupérer la liste des invités confirmés pour les badges ?

La liste des badges doit venir d'une source unique, tenue par une seule personne, et non d'un fil de discussion où les réponses arrivent dans le désordre.

Si les invitations sont passées avec l'outil qui sert à organiser la cousinade, l'export des inscrits donne un fichier directement exploitable : prénoms, noms, nombre de personnes par foyer, branche familiale quand la question a été posée. Voyez la page tarifs et fonctionnalités pour ce que contient cet export. On nettoie ce fichier, on ne recopie pas à la main une liste reconstituée depuis trois écrans différents.

Trois vérifications avant d'imprimer : les doublons, quand deux cousins ont inscrit le même foyer chacun de leur côté ; les prénoms composés, les accents et les trémas, que certaines polices d'étiquettes rendent mal ; et la colonne branche, vide chez ceux qui n'ont pas répondu à la question. Mieux vaut compléter ces cases à la main maintenant que découvrir à l'accueil que la moitié des badges sont sans couleur.

Quelles informations afficher sur un badge de cousinade ?

Un badge lisible porte trois informations : le prénom en grand, la branche familiale en repère visuel, et au besoin la ville d'où vient la personne.

Le prénom doit se lire à un mètre et demi, ce qui suppose une police de 28 à 36 points selon le support. Le nom, utile mais secondaire, reste en 12 à 14 points sous le prénom. C'est le prénom qui déclenche la conversation, pas l'état civil complet ni un numéro de table.

La branche familiale est l'information la plus utile dès qu'on dépasse 80 personnes, parce qu'elle situe chacun par rapport à l'ancêtre commun. Un bandeau de couleur en haut du badge ou une pastille ronde suffit, à condition de rester entre quatre et six couleurs, avec une légende affichée à l'entrée. Qui inviter à une cousinade détaille ces rameaux et les degrés de cousinage : les descendants d'un même arrière-grand-parent partagent une couleur, ce qui permet à deux cousins qui ne se sont jamais vus de se reconnaître au premier regard, sans passer par la case arbre généalogique.

À éviter en revanche : le numéro de téléphone et l'adresse, visibles de tous, et le rappel systématique du nom de jeune fille, qui alourdit la ligne sans aider personne à engager la conversation.

Comment imprimer 80 badges sans les saisir un par un ?

Par publipostage : on dessine une seule trame de badge, on la relie à la liste des inscrits, et le logiciel génère les 95 exemplaires d'un coup.

Sous Word, la fonction Publipostage, rubrique Étiquettes, accepte un fichier Excel ou CSV comme source et un format de planche (24 ou 65 étiquettes par page A4, selon les références du commerce). Sous Google Sheets, Autocrat fait le même travail en fusionnant les lignes du tableur vers un modèle Docs, puis exporte en PDF prêt à imprimer. Dans les deux cas, la mise en page se travaille une seule fois : hauteur de police, emplacement de la pastille de couleur, nom de la cousinade et date si vous voulez en garder un souvenir.

Le point de vigilance n'est pas la technique, c'est l'ordre des lignes. Triez le fichier avant la fusion, par ordre alphabétique ou par branche selon le mode de distribution que vous avez choisi, car les planches imprimées suivront cet ordre et vous retrouverez vos badges déjà rangés. Faites ensuite un essai sur une seule planche en mode brouillon pour vérifier les accents, les alignements et les cellules vides, puis lancez le reste.

Étiquettes autocollantes ou porte-badges à cordon : que choisir selon le lieu ?

En salle, pour un repas assis, des étiquettes autocollantes suffisent. En extérieur, sur un week-end ou avec des allées et venues, le porte-badges à cordon tient nettement mieux.

Question budget, une boîte d'étiquettes A4 (24 ou 65 par page) coûte entre 15 et 30 €, à quoi s'ajoute l'encre si vous imprimez chez vous. Une pochette à cordon achetée par lot revient à 0,30 ou 0,60 € l'unité, soit 30 à 60 € pour 100 badges, et se réutilise d'une édition à l'autre si vous les récupérez à la sortie. Faire imprimer par un prestataire local se situe plutôt entre 0,30 et 0,80 € le badge sur planche.

Pour un groupe qui circule, le cordon a un autre avantage : on peut retourner le badge pour lire un prénom dans le dos, ce que l'étiquette collée sur la poitrine ne permet pas. Pour les enfants, préférez les cordons détachables aux épingles. Et si une averse reste possible, sachez que le plan B quand la pluie s'invite compte la protection des badges parmi ses points : pochettes plastiques ou impression sur papier épais, faute de quoi l'encre bave et les prénoms deviennent illisibles en une heure.

Comment distribuer les badges à l'accueil sans créer de file d'attente ?

Pour 80 à 120 personnes, deux tables de tri suffisent : une par ordre alphabétique, une par branche, avec une personne derrière chacune.

Le tri se prépare la veille, pas sur place. Répartissez les badges dans des pochettes ou des boîtes étiquetées (A à F, G à L, et ainsi de suite, ou une boîte par couleur de branche) et posez une pancarte au-dessus de chaque table. Un badge d'accueil pour l'hôte ou l'hôtesse, une petite pile de badges vierges et un feutre permanent à portée de main complètent le dispositif.

Il y aura toujours deux ou trois personnes absentes de la liste : un voisin invité la veille, un cousin arrivé avec sa belle-famille. Un badge écrit à la main en trente secondes vaut mieux qu'un quart d'heure de vérification pendant que la queue s'allonge. Le guide pour organiser une cousinade situe cette étape dans la logistique du jour J, avec le fléchage, l'arrivée des invités et la remise des plats.

Gardez aussi une version papier de la liste, triée dans le même ordre que les badges. En zone rurale, la connexion est parfois capricieuse, et personne ne pourra consulter l'application sur son téléphone au moment où l'on cherche la ligne d'un cousin.

À quel moment lancer l'impression des badges ?

Une semaine avant la cousinade, quand la liste est gelée et que l'essentiel des réponses est arrivé. La veille est trop tard : c'est le moment où l'on court après les tables, les clés et la sono.

Un rythme simple tient en trois dates. À J-15, on ferme les inscriptions et on fige le fichier. À J-7, on lance le publipostage, l'essai sur une planche, puis l'impression complète. À J-2, on trie les badges par table d'accueil et on imprime une dizaine de vierges en secours. Entre ces deux dernières dates, les réponses tardives s'ajoutent à la main sur les badges vierges, ce qui évite de relancer une impression complète pour trois personnes.