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Organiser une cousinade

Une cousinade réussie ne tient pas à l’enthousiasme, qui ne manque jamais. Elle tient à trois choses : s’y prendre assez tôt, ne pas rester seul, et régler la question de l’argent avant qu’elle ne devienne un sujet.

Quand s’y prendre

Douze mois pour une cousinade de plus de cinquante personnes. Six mois au strict minimum, et seulement si vous avez déjà le lieu.

La date qui compte n’est pas celle de la cousinade, c’est celle du save the date. Il doit partir six mois avant. Passé ce délai, les familles ont posé leurs congés, réservé leurs locations, et vous récolterez des refus qui n’en sont pas vraiment.

Sept cousinades sur dix ont lieu entre juin et août. Cela veut dire que les décisions se prennent en automne, et que les bons lieux sont déjà partis au printemps.

Constituer le comité

C’est l’étape que tout le monde saute, et c’est celle qui détermine si vous tiendrez jusqu’au bout. Trois à cinq personnes, idéalement une par branche familiale.

La raison n’est pas seulement la charge de travail. Une personne par branche, c’est un relais qui connaît les adresses, qui sait qui a déménagé, qui peut appeler la tante qui ne répond jamais aux emails. Sans ces relais, vous passerez trois mois à reconstituer un annuaire que cinq personnes auraient rempli en deux semaines.

Reconstituer la liste des foyers

Une cousinade ne se compte pas en personnes mais en foyers. Le foyer Dupont, c’est deux adultes, un ado et deux enfants, avec une seule adresse, un seul interlocuteur et une seule réponse à donner. Raisonner en individus multiplie votre travail par trois.

Pour retrouver les branches perdues, procédez en étoile plutôt qu’en exhaustif. Partez de l’arbre que détient le généalogiste de la famille — il y en a toujours un. Chaque foyer retrouvé vous en donnera deux ou trois autres dans sa propre branche.

Si l’arbre existe au format GEDCOM sur Geneanet ou Filae, vous pouvez l’importer directement plutôt que de recopier deux cents noms à la main.

Choisir le lieu

Quatre formats, du moins cher au plus confortable : la salle des fêtes communale, le gîte de groupe, le domaine ou la ferme-auberge, et le terrain familial.

Une règle qui évite la plupart des mauvaises surprises : choisissez sur un effectif, jamais sur une intuition. Attendez d’avoir les premières réponses avant de signer. Et vérifiez le nombre de sanitaires plutôt que le nombre de places assises — c’est toujours là que ça coince.

Voir les lieux par département, avec les capacités et les ordres de prix.

Fixer le budget

Trois fourchettes selon le format : 15 à 30 € par personne pour un pique-nique partagé, 30 à 60 € pour une journée avec repas traiteur, 50 à 100 € pour une grande cousinade avec salle et animation.

Annoncez trois tarifs et une gratuité : un tarif adulte, un tarif ado, et la gratuité en dessous d’un âge que vous fixez, généralement douze ans. Annoncez-les une fois, clairement, et ne les renégociez jamais. Chaque exception créée en engendre trois autres.

Collecter l’argent sans réclamer

C’est la partie qui abîme les cousinades, et les organisateurs. Personne n’a envie de relancer sa tante pour quarante euros.

La solution n’est pas d’être plus insistant, c’est de sortir du rapport personnel. Une relance automatique, envoyée par un outil, ne vexe personne et ne vous coûte rien. Proposez aussi le paiement en plusieurs fois sur les gros budgets : un week-end à 400 € pour un foyer de cinq passe beaucoup mieux étalé sur six mois.

Gardez une trace de chaque dépense, et partagez le bilan à la fin. La transparence évite quatre-vingt-dix pour cent des tensions.

Le jour J

Trois choses font la différence, et elles se préparent la veille. Des badges nominatifs avec la branche en couleur, parce que personne ne reconnaît personne. Un programme affiché à l’entrée, pour que l’on cesse de vous poser des questions. Et une photo de groupe prise tôt, avant que la moitié des gens ne soit repartie.

Les cinq erreurs classiques

1. Rester seul. L’organisateur solitaire abandonne en février ou termine épuisé.
2. Lancer le save the date trop tard. Après le mois de janvier pour un été, vous perdez un tiers des foyers.
3. Compter en personnes. Le foyer est l’unité, pour la réponse comme pour le paiement.
4. Avancer l’argent personnellement. Vous ne récupérerez pas tout, et vous n’oserez pas le réclamer.
5. Réserver avant d’avoir les réponses. On surestime toujours le nombre de présents de vingt à trente pour cent.

Questions fréquentes